实验仪器信息管理系统初探
羊海棠，王园朝，宋艳江
（杭州师范大学材化学院，浙江杭州  310036）
摘  要：文中介绍了杭州师范大学化学实验教学示范中心仪器信息管理系统的设计思路，着重解决信息多元化和管理的多层次问题，设计了申购管理、计划报批、仪器招标管理、入库管理、领用管理、调拨管理、报废管理和库存管理共8个模块，实现对仪器从“计划”到“出生”到“死亡”的全程管理。
关键词：仪器信息管理系统；全程；管理效率；实验教学
一、前言
实验仪器的管理是理工科实验中心中比较繁杂但十分重要的工作，仪器管理的水平直接影响能否保证进行正常的实验教学、影响实验中心财物的管理，也是实验中心进行提升实验教学水平规划的基础。当前的管理模式主要依靠实验员各岗位建立仪器的账目，然后进行更新、汇总，应该说这种方式能基本厘清各实验仪器的信息，但存在以下缺点：

1. 效率不高，实验员工作量大。由于主要依靠实验员人工进行统计、登记，实验员需对每次进出的实验仪器进行输入，工作量大，而学院仓管员又需要对整体情况进行汇总、并必需对各岗位的仪器进行查并校对规格，管理效率不高。
2. 易出现账物不对应。仪器在岗位之间进行调配或仪器有报废等过程中，会出现账物不对应的情况。由于入库仪器往往从申报表进行登记，容易出现仪器规格参数填写不完全、仪器填写参数与实际参数不符等情况，影响统计结果的准确性。

3.信息来源多元，管理易混乱。当前管理方式，基本依赖于到位仪器的单一阶段进行入库管理，没有明确的管理思路，也往往与仪器采购计划、仪器招投标、仪器报废等过程相割裂，这样在管理过程中很容易出现以下问题：①各岗位每次申报多类仪器，但经计划审批并采购后无法准确落实到各岗位。②仪器在招投标过程中更改过的参数无有效反馈，会出现实际购入的仪器无法满足采购人的特殊需求；③仪器在使用过程中无法追溯到厂家、采购代理商等信息，不利于维修保障；实际上，实验仪器信息的管理与仪器采购计划、仪器招投标、仪器报废等各过程均密切相关，且存在明显的互动过程，必须要进行综合设计，理顺管理关系。鉴于以上现状，杭州师范大学化学实验教学示范中心从整体出发对仪器信息管理进行系统设计，结合实验示范中心网站的建设，通过网络化构筑了仪器信息管理系统，同时充分考虑当前校-院二级管理模式的特点，从二级管理的特点出发，设计和建立了从仪器申购、仪器计划批复、仪器招投标、仪器入库和仪器信息管理的一体化综合管理系统。
二、仪器信息管理系统框架设计
本系统对仪器申购、仪器计划报批、仪器招投标、仪器入库和仪器管理等进行了一体化的设计，具体的系统框架设计如图1所示。
 

图1 仪器管理系统框架设计示意图
三、仪器管理系统功能设计与实现
仪器管理系统主要通过申购管理、计划报批、招标管理、入库管理、领用管理、调拨管理、报废管理和库存管理共8个模块，实现对仪器从采购计划到报废的全程管理。申购管理模块实现的功能包括仪器申购类别建立、各岗位仪器申报表、采购申请汇总表输出等。每次申购由管理员先建立一个申购项目，主要应对不同经费来源的计划进行有效地区分，同时可在建立申购项目时选择申购过程中要求的仪器参数类别。各实验岗位在以往实验教学的情况基础上，提出采购仪器的申请，申请过程中要求对所采购的仪器进行充分的调研，根据项目要求详细填写采购参数。计划报批模块实现的功能包括申购仪器批复修改、学院申购汇总表输出、仪器申购表更新。实验中心管理员可与库中原有仪器的情况进行比对，对上述各岗位的申报表进行审批，在审批过程中可以修改采购仪器的数量、仪器的预算单价等参数，经批复后返回各岗位（有效回馈）。对各岗位申报表进行批复后，可进一步汇总，导出汇总表上报学校审批。申购表更新功能主要体现二级学院管理的特色，由于在学院通过后还需经过学校的审批，在学校审批过程中出现的对数量、参数等方面更改，通过本模块进行删减和更新。
仪器招标管理模块实现的功能包括仪器招投标情况的录入，中标单位录入，中标单位仪器参数更新。仪器招投标情况包括招投标时间、招投标参与人员信息、招投标的情况备注等。中标单位录入信息包括中标单位名称、联系人、联系方式、维保形式、维保年限。根据中标单位提供的仪器参数对原有仪器参数进行修改和确认，记录差异，供往后的申购参考。入库模块实现的功能包括入库仪器参数更新、仪器维修信息登记。领用管理模块实现各岗位在库存仪器的基础上进行仪器的领用，最主要的特点在于可以调用申报表信息作为领用依据。通过本模块功能，及时更新仪器库中的管理员身份。调拨管理模块实现的功能提供各岗位之间仪器调拨的管理。由调出岗位提出调拨申请，由调入岗位确认及实验中心管理员进行审核，在审核后及时更新仪器库中的管理员信息。通过本模块功能，有效保证账物的有效对应。报废模块实现的功能包括仪器报废申请、报废确认及出库功能。库存管理模块实现的功能包括仪器库存管理、仪器各类别统计报表生成等。主要实现一些公用仪器的信息公布，并与申购和领用等模块进行有效衔接。
四、总结
通过系统化设计，按清晰的管理思路构建了仪器信息管理系统。通过申购管理、计划报批、仪器招标管理、入库管理、领用管理、调拨管理、报废管理和库存管理共8个模块，实现对仪器从“计划”到“出生”到“死亡”的全程管理，达到实验中心对仪器信息的有效管理。
基金项目：本文受杭州师范大学攀登工程项目资助。
作者简介：羊海棠(1980-)，男，浙江磐安人，博士，讲师。